As empresas, as PME e as startups em particular, estão nos dias de hoje sob uma enorme pressão provocada pela dinâmica acelerada dos mercados e pelas crescentes exigências dos clientes, impulsionadas pela nova era digital e pelos enormes avanços tecnológicos que temos observado no decorrer dos últimos anos.
Mas as tendências tecnológicas como a Cloud, o Big Data, a mobilidade ou a famosa Internet of Things, embora ainda vistas como um enorme desafio para as empresas, podem contribuir positivamente para o desenvolvimento das PME e das startups através da otimização dos seus processos de negócio, contribuindo até para a conquista de novos clientes.
Neste contexto de transformação digital, as soluções de gestão documental são críticas para as organizações pois permitem não só um aumento dos níveis de eficiência e eficácia, mas também a gestão da informação com a velocidade que hoje é necessária e quase exigida. São soluções que aportam transparência, previsibilidade de custos e melhor desempenho na gestão diária das atividades e, como tal, contribuem para aumentos significativos de produtividade e criação de novas oportunidades para expandir o negócio das empresas, em particular das PME e startups.
A oferta de soluções de gestão documental através de um contrato global que integra todos os componentes, desde o hardware e instalação até aos consumíveis e serviços de suporte, vem facilitar às empresas a implementação destes sistemas uma vez que os valores de investimento são bastante acessíveis para qualquer empresa e adequados à sua dimensão.
É curioso e valorativo assistir à forma como o mercado mundial de fornecedores de soluções de gestão documental se está a movimentar, com destaque para a HP e Toshiba, que estão claramente a desenvolver uma oferta específica para este segmento. Ambos os fabricantes estão numa aposta de acompanhamento a este segmento a diferentes níveis.
Desde logo com o fator mais crítico que é o custo, havendo hoje uma redução do investimento requerido para equipamentos profissionais e a possibilidade de obter uma oferta em regime de avença mensal, previsível e controlada, incluindo manutenção de todos os componentes envolvidos. Avença essa calculada e ajustada no tempo, tirando proveito da informação da utilização do equipamento, atualizado ao minuto.
Por outro lado, estão a criar soluções competitivas, simples de implementar e de gerir uma vez que até os pedidos de consumíveis e a sua gestão são totalmente controlados através de um portal dedicado na Internet e ainda a garantia de entrega de consumíveis originais que permitem elevada qualidade e fiabilidade com curto downtime, retirando a pressão sobre os recursos alocados de TI, cujo foco deve ser a segurança e gestão da informação, aspetos críticos de qualquer organização.
A transformação digital é reforçada pelas iniciativas contempladas no programa do Governo Indústria 4.0. Num mercado tão competitivo como o de hoje, onde todas as oportunidades devem ser valorizadas, é fundamental que as empresas adotem o plano digital onde deve estar presente a rubrica da implementação de uma solução da gestão documental adequada aos processos de negócio. Numa realidade nacional em que 99,9% das empresas são PME (INE e Pordata, 2015), onde diariamente assistimos ao nascimento de mais incubadoras de startups, este conjunto de soluções de gestão documental integradas são fundamentais para o sucesso dos negócios deste segmento tão importante no nosso tecido empresarial e económico.
